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audit@once

Rechnungsprüfung und Reklamationsmanagement

 

Anwendungsfall:

Im ‚Carrier-to-Carrier‘ Business sendet und empfängt ein Carrier umfangreiche Rechnungen die mitunter tausende von Rechnungspositionen (invoice items) aufweisen. Aufgrund der kommerziellen Höhe dieser Rechnungen ist eine Überprüfung unumgänglich. Die Überprüfung erfolgt mit Erwartungswerten, den sogenannten ‚reference items‘, die mittels eigenen Messungen (CDRs) berechnet wurden. Reference und invoice items müssen zugeordnet und validiert werden. Liegt eine nichtakzeptable Diskrepanz vor, wird die Position reklamiert (Dispute).

Umgekehrt können natürlich Disputes auf eigene Rechnungen eingehen, die auf gleicher Detailebene bearbeitet werden müssen.

Diese Arbeiten sind sehr Zeit- und Ressourcenaufwändig. audit@once unterstützt diese Arbeitsprozesse optimal. Umfangreiche Rechnungen und Disputes können in sehr kurzer Zeit überprüft werden. Disputes werden in jeder Detailstufe unterstützt und bieten dem Anwender eine optimale Basis zur Verhandlung und Abschluss des Disputes.

Mit audit@once werden Ressource, Kosten und Verluste minimiert.

 

audit@once highlights:

  • komplette Arbeitsprozess für eingehende Rechnungen und Disputes
    • automatischer Import der reference, invoice und Dispute items
    • automatische Zuordnung reference/dispute items ó invoice items
    • 3-stufiger Review Prozess
    • schwellenbasierte Validierung in jeder Stufe
    • automatische Dispute Letter Erstellung
    • Visualisierung aller Informationen zu Dispute-Verhandlung
    • automatische Erstellung von Zahlungsfreigaben und Korrekturrechnungen creation of dispute letters and payment orders
    • support during dispute negotiation and settlement
  • umfangreiche Reports
  • komplette Sicht auf die kommerzielle Situation

 

Arbeitsablauf: eingehende Rechnung

Import → Zuordnung → Review → Dispute-Verhandlung

Intuitiver Arbeitsprozess:

audit ablauf rechnung

1. automatisches Einlesen der Referenzdaten

2. Import einer eingehenden Rechnung

          Zuordnung zum Lieferanten und Eingabe der Summen. Die Summen werden mit den Erwartungswerten verglichen und die Rechnungsprüfung kann schon auf dieser Ebene abgeschlossen werden. In diesem Fall wird eine Zahlungsfreigabe erzeugt.

3. Import der Rechnungspositionen

          Die Rechnungspositionen werden eingelesen und den Referenzdaten zugeordnet. Die ‚pairing and grouping engine‘ kann konfiguriert und mehrmals durchlaufen werden bis die optimale Zuordnung erreicht ist.

          Die Gruppen können validiert, disputiert oder akzeptiert werden. Über akzeptierte Gruppen können Zahlungsfreigaben erzeugt werden, über disputierte Gruppen wird ein Dispute Letter erstellt.

4. Dispute Management

          Alle Aktionen während der Dispute-Verhandlung werden aufgezeichnet

          Wir der Dispute abgeschlossen, wird eine entsprechende Zahlungsfreigabe erstellt.

 

Arbeitsablauf: eingehender Dispute

Import → Zuordnung → Review → Dispute-Verhandlung

Intuitiver Arbeitsprozess:

audit ablauf dispute

1. automatisches Einlesen der Rechnungsdaten

2. Import eines eingehenden Disputes

a)   die Dispute items werden manuell der betroffenen Rechnungsposition zugeordnet

b)   liegen die Daten in geeigneter Form vor, können sie importiert und automatisch zugeordnet werden.

3. Dispute Management

       Alle Aktionen während der Dispute-Verhandlung werden aufgezeichnet

       Wir der Dispute abgeschlossen, wird eine entsprechende Zahlungsfreigabe erstellt.

 

Fordern Sie eine Live-Demo an, um einen Eindruck zu gewinnen, wie mächtig dieses Tool ist.